Студент, уз писану сагласност ментора (прилог 1), електронском поштом обавештава самосталног стручнотехничког сарадника за студије трећег степена да је израдио докторску дисертацију и да испуњава све услове за јавну одбрану.
Докторску дисертацију, у електронском облику и одговарајућем броју штампаних примерака, студент подноси Факултету најкасније шест месеци пре истека рока за завршетак студија.
Самостални стручнотехнички сарадник за студије трећег степена врши проверу оригиналности текста у софтверу који обезбеђује Универзитет.
Ментор је у обавези да уради процену оригиналности докторске дисертације узимајући у обзир резултате софтверске анализе и да оцену извештаја о провери докторске дисертавије достави декану, односно надлежном продекану, на сагласност. Извештај о провери докторске дисертације ментор доставља у папирном облику са својим потписом и датумом.
Ако је извештај позитиван и добио је сагласност декана, односно надлежног продекана, извештај се доставља самосталном стручнотехничком сараднику за студије трећег степена да тај документ прикључи докторској дисертацији спремној за одбрану. Ако је извештај негативан и као такав је добио сагласност декана, односно надлежног продекана, извештај се прикључује документацији уз докторску дисертацију чији поступак за одбрану је заустављен. Негативана оцена зауставља поступак за одбрану докторске дисертације све док се утврђене мањкавости у сарадњи са ментором не отклоне и док ментор, на основу поновљеног поступка провере дисертације, не донесе позитивну оцену у складу са овим правилником.
Ментор обавештава надлежно Одељење да је кандидат израдио докторску дисертацију. Одељење предлаже састав Комисије за оцену докторске дисертације. Комисију чине три члана, од којих најмање један није у радном односу на Факултету. Сви чланови Комисије морају испуњавати услове за ментора утврђене Стандардима за акредитацију. Ментор не може бити члан Комисије за одбрану.
Наставно-научно веће Факултета, на предлог Одељења, именује Комисију за оцену докторске дисертације. Комисија бира председника из реда својих чланова.
Председник Комисије за оцену докторске дисертације, у року од 45 дана, припрема извештај на основу прикупљених писаних мишљења чланова Комисије. Извештај потписују сви чланови Комисије.
Извештај Комисије за оцену докторске дисертације, као и сама дисертација, доступни су јавности у библиотеци Факултета и у електронској верзији на званичној интернет страници Факултета и Универзитета до одбране дисертације. Увид јавности траје 30 дана.
Након истека рока за увид јавности, одлуку о усвајању извештаја Комисије за оцену докторске дисертације и именовање Комисије за одбрану докторске дисертације доноси Наставно-научно веће на предлог надлежног Одељења и након сагласности Већа за студије другог и трећег степена.
На одлуку Наставно-научног већа о усвајању извештаја Комисије за оцену докторске дисертације и именовању Комисије за одбрану докторске дисертације сагласност даје одговарајуће Веће научних области Универзитета.
Након добијања електронске сагласности од стране одговарајућег Већа научних области Универзитета, самостални стручнотехнички сарадник за студије трећег степена обавештава ментора и чланове Комисије који предлажу термин и место одбране.
Самостални стручнотехнички сарадник за студије трећег степена електронским путем обавештава декана Факултета о термину и месту одбране, након чега декан посебном одлуком заказује јавну одбрану. Пример одлуке декана у прилогу 2.
На основу одлуке декана, стручни сарадник оглашава информацију о одбрани докторске дисертације са подацима о кандидату, теми, времену и месту одржавања одбране, у средствима јавног информисања и на интернет страници Факултета, најкасније пет дана пре датума одржавања одбране.